Zunächst haben wir gemeinsam mit dem Kunden ermittelt, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind. Dieser Schritt war entscheidend, da nur Unternehmen ab 50 Mitarbeitern gesetzlich verpflichtet sind, ein Hinweisgeberschutzsystem zu implementieren. Unser Ziel war es, den Kunden vor unnötigen Kosten zu bewahren, weshalb wir zu Beginn überprüften, ob diese Pflicht überhaupt für ihn zutrifft. Da dies der Fall war, konnten wir zügig mit den nächsten Schritten fortfahren.

In einer persönlichen, klar strukturierten Präsentation haben wir dem Kunden alle relevanten rechtlichen Informationen zum neuen Hinweisgeberschutzgesetz vermittelt. Dabei stellten wir sicher, dass sämtliche Aspekte verständlich und nachvollziehbar dargestellt wurden. Im Anschluss haben wir die Website des Kunden analysiert, um den optimalen Platz für den Zugang zum Hinweisgeberschutzsystem zu identifizieren.

Unser hauseigenes Hinweisgebersystem ist so konzipiert, dass es als benutzerfreundliche Beschwerdeplattform dient, die bereits im Vorfeld die wichtigsten Fragen beantwortet. Diese Plattform bietet den Nutzern eine einfache und komfortable Möglichkeit, ihre Anliegen zu übermitteln.

Sie können hier in Ruhe auf der Plattform stöbern, um das System kennenzulernen. Senden Sie mir gerne auch eine Testmeldung.

Sobald eine Beschwerde eingeht, übernehmen wir die komplette Bearbeitung: Wir nehmen die Meldung entgegen, werten sie fristgerecht und gemäß den gesetzlichen Anforderungen aus und sorgen für eine lückenlose, dokumentierte Bearbeitung. Für den Kunden erfassen und protokollieren wir jeden Schritt nachvollziehbar und nachweisbar.

Darüber hinaus kümmern wir uns um den anonymen Informationsaustausch zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen. Wir gewährleisten die Einhaltung aller Fristen und stellen sicher, dass auch die administrativen Datenschutzanforderungen wie Datensicherheit und Vertraulichkeit erfüllt werden. Der Kunde muss sich um nichts mehr kümmern – weder um zusätzliche Mitarbeiter noch um neue Softwarelösungen. Mit uns als Partner bleibt alles effizient und rechtskonform organisiert.

Ein weiterer wichtiger Punkt war die Überprüfung, ob im Unternehmen qualifiziertes Personal als Fallmanager für das Hinweisgeberschutzsystem bereitsteht. Da der Kunde seine internen Mitarbeiter nicht zusätzlich belasten wollte, haben wir die Rolle des Fallmanagers übernommen – eine Aufgabe, die wir aufgrund unserer Erfahrung nahtlos in den Prozess integriert haben.

Zudem sparte sich der Kunde den finanziellen Aufwand für die Aus- und Weiterbildung eines eigenen Fallmanagers.

Anschließend prüften wir, ob ein Betriebsrat im Unternehmen existiert, da dieser bei der Einführung des Hinweisgebersystems ein Mitspracherecht hat, auch wenn er bei der konkreten Ausgestaltung keine zwingende Rolle spielt. Wir wiesen den Arbeitgeber auf diese Vorgabe hin und boten unsere Unterstützung im Dialog mit dem Betriebsrat an. Als der Betriebsrat den Wunsch äußerte, eine Betriebsvereinbarung zum Hinweisgeberschutzsystem zu etablieren, standen wir dem Kunden auch hier zur Seite und halfen bei der Erstellung dieser Vereinbarung.

Nachdem alle Rahmenbedingungen geklärt und die Verantwortlichkeiten klar verteilt waren, stellten wir dem Kunden die notwendige Dokumentation zur Verfügung, darunter das vollständige Verfahrensverzeichnis gemäß Art. 30 DSGVO und die vorbereitete Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO. Bereits an dieser Stelle wurde dem Kunden bewusst, dass wir bereit sind, die berühmte „Extrameile“ zu gehen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern, die solche aufwändigen Dokumentationen oft nicht kostenfrei bereitstellen, war dies für uns selbstverständlich.